Jesteś sprzedawcą internetowym, ale nie do końca wiesz jakie obowiązki musisz spełnić, aby działać zgodnie z prawem i nie narazić się na te mityczne już kary z RODO? A może myślisz o założeniu sklepu, ale przeraża Cię wizja ilości kwestii prawnych, z którymi będziesz musiał się zmierzyć?
W artykule przygotowałam kompendium wiedzy dotyczące legalnej sprzedaży internetowej. Znajdziesz w nim najważniejsze zasady, rządzące sprzedażą internetową, tak aby ze spokojną głową i przede wszystkim legalnie, móc rozwijać swój biznes.
Legalny newsletter
Zacznij od Newslettera. Wszak to jedna z podstawowych metod gromadzenia bazy potencjalnych klientów. Dane do Newslettera zbierać możesz m.in. za pomocą stworzonych do tego celu programów takich jak MailerLite, MailPoet. Skorzystanie z pośrednictwa wspomnianych programów pozwala na dobre gospodarowanie bazą klientów, a finalnie sprawniejszą i szybszą wysyłkę Twojego Newslettera.
Zapisy na Newsletter prowadzone są przeważnie w formularzu rejestracyjnym, który przybrać może formę klasycznego formularza na Twojej stronie internetowej, pop-up’u, czyli okna „wyskakującego” na stronie głównej lub oddzielnej strony lądowania (tzw. landing page).
Kolejnym krokiem do posiadania legalnego newslettera jest zastosowanie systemu double opt-in. Polega on na tym, że osoba zapisująca się na newsletter, wpisuje najpierw adres mailowy, na który zostaje następnie wysłana wiadomość z linkiem potwierdzającym, który musi kliknąć.
Co prawda przepisy prawne nie warunkują stosowania double opt-in, niemniej jednak stanowią, że administrator danych osobowych musi rozliczyć się z prawidłowego przebiegu przetwarzania danych oraz ich zdobycia. Najlepszym, choć z pewnością nie jedynym rozwiązaniem, aby spełnić ten stawiany przez RODO obowiązek jest właśnie zastosowanie systemu double opt-in.
Niemniej ważne od metody zbierania danych osobowych jest ich zakres. Przepisy RODO wskazują, że Administrator powinien zbierać jedynie minimum danych, niezbędnych do spełnienia danego celu. W przypadku Newslettera owym minimum wydaje się być imię oraz adres mailowy. Naruszeniem nie będzie zbieranie danych takich jak nazwisko oraz numer telefonu, jeżeli rozważasz wysyłanie ofert handlowych drogą sms-ową.
Pamiętaj jednak, że wysyłanie sms-ów z ofertą wymaga odrębnej zgody, jeśli nie zbierasz zgód na komunikację mailową. Dodaj koniecznie właściwy checkbox!
O tym jakie checkboxy zastosować przy zapisie na Newsletter oraz jakich błędów unikać pisałam we wpisie https://legalnybiznesonline.pl/newsletter/, w którym omawiałam najważniejsze cechy legalnego Newslettera.
Więcej o sprzedaży internetowej zgodnej z prawem znajdziesz w artykule: https://legalnybiznesonline.pl/sklep-internetowy-w-2021/ .
Legalne regulaminy i polityka prywatności
Jeżeli zamierzasz sprzedawać online, we własnym sklepie internetowym, czy też za pośrednictwem Facebooka, bloga czy innych platform internetowych, regulamin oraz polityka prywatności to rzeczy absolutnie niezbędne.
Regulamin zawierać powinien informację o sprzedawcy, sklepie oraz prawach konsumenta. Opisywać powinien ponadto całą ścieżkę sprzedaży, dostępne metody płatności i dostawy oraz proces reklamacji. Ponadto, powinien on spełniać wszystkie obowiązki informacyjne wobec konsumenta, m.in. informować o terminie odstąpienia od umowy oraz momencie zawarcia umowy.
Niezależnie czy prowadzisz spółkę, JDG czy działalność bez rejestracji!
Przygotuj również i dokładnie przeanalizuj regulamin dla planowanej kampanii marketingowej, np. konkursu czy promocji. Musisz wiedzieć, że nie będziesz mógł go edytować gdy dana kampania zostanie uruchomiona.
Polityka prywatności to dokument przedstawiający zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w danym sklepie internetowym. Stanowi ona zbiór informacji administratora, które wskazują, jakie zasady i metody przetwarzania danych osobowych są przez niego stosowane.
Polityka prywatności zawierać powinna m.in. takie informacje jak:
- Dane identyfikujące administratora danych osobowych;
- Informacje o inspektorze danych osobowych lub jego braku;
- Oznaczenie procesów przetwarzania danych osobowych oraz wynikających z nich obowiązków administratora;
- Określenie odbiorców danych osobowych;
- Informacje o prawach osób, których dane dotyczą;
- Informacje o plikach cookies, czyli „ciasteczkach”, które analizują zachowania użytkowników.
Wskazane przeze mnie powyżej elementy regulaminu sprzedaży oraz polityki prywatności to niezbędne składowe dokumentów. Niezależnie od nich pamiętaj, że jeżeli korzystasz w swojej działalności z innych portali czy platform jak grupy na Facebooku, Allegro lub Amazon, dostosuj swoje dokumenty do regulaminu i polityki danego portalu.
Szczególną uwagę zwróć na zasady i zakres przetwarzania danych oraz termin odstąpienia od umowy. Koniecznie poinformuj o tym konsumenta, ujmując informację o powierzaniu danych temu portalowi czy platformie. Będziesz mieć też tam do czynienia ze … współadministrowaniem!
Legalna strona internetowa
Odpowiednie checkboxy, zgody i regulaminy. Wszystko to sprawi, że Twoja strona internetowa będzie spełniała wymogi wynikające z przepisów. Nie zapewnią jej jednak bezpieczeństwa, które jest kluczowe przy przetwarzaniu danych osobowych.
Osoba odwiedzająca stronę internetową Twojego sklepu czy bloga, czyli Twój odbiorca i potencjalny klient muszą czuć się na niej bezpiecznie. Strona nieposiadająca odpowiednich zabezpieczeń, nie jest uznawana przez przeglądarki za bezpieczną. Jednocześnie blokują one do niej dostęp. Aby wejść na taką stronę, trzeba wyrazić odrębną zgodę i zaznaczyć, że świadomie przechodzi się na niezabezpieczoną witrynę.
O jakim zabezpieczeniu mowa?
O certyfikacie SSL oczywiście, czyli protokole umożliwiającym szyfrowanie informacji pomiędzy użytkownikiem strony internetowej, przeglądarką, a serwerem tej strony. Sprawia on, że przesyłane dane pozostają bezpieczne i poufne.
Metoda szyfrowania SSL opiera się na kluczach szyfrowania oraz certyfikacie uwierzytelniającym. Każda strona posiada dwa klucze szyfrujące- publiczny i prywatny. To za pomocą tych kluczy dane przekazywane są pomiędzy użytkownikiem i jego przeglądarką, a serwerem i na odwrót. Dzięki takiemu zabiegowi dane są bezpieczne.
Formalnie nie istnieje prawny obowiązek stosowania certyfikatu SSL.. Niemniej jednak przepisy formułują pewne warunki, które spełnione mogą zostać jedynie za pomocą SSL. Zgodnie z RODO informacje, w szczególności te zawierające dane osobowe, muszą być szyfrowane. Co więcej, metoda szyfrowania musi zapewniać ciągłą poufność systemu i usług. Jak zatem widzisz szyfrowanie, w większości jest niezbędne, przy czym rekomendowana jest właśnie metoda SSL.
Legalny sklep internetowy
Zakładając działalność gospodarczą opartą o sprzedaż internetową, kolejnym krokiem jest rozpoczęcie sprzedaży. Wielu przedsiębiorców decyduje się na założenie własnego sklepu internetowego. Pamiętaj jednak aby spełniał on wymogi stawiane przez przepisy!
Kwestie prawne dotyczące sklepu internetowego poruszałam już wielokrotnie na moim blogu legalnybiznesonline.pl. Między innymi we wpisie https://legalnybiznesonline.pl/sklep-internetowy-w-2021/ , w którym kompleksowo przedstawiłam Ci wszystkie części składowe sklepu internetowego, spełniającego aktualne wymogi prawne.
Pzypomnę Ci najważniejsze elementy, bez których nie zaczniesz legalnej sprzedaży we własnym sklepie internetowym.
Po pierwsze coś, co powtarzam jak mantrę, czyli zgodność z RODO!
Spełnij obowiązki informacyjne dotyczące cookies. Baner lub checkbox muszą koniecznie być z aktywnym linkiem do polityki prywatności!
Kolejna rzecz, czyli pozostałe checkboxy. Pojawiają się one zarówno przy okazji formularza kontaktowego, jak i podczas składania przez klienta zamówienia, czy zakładania konta w sklepie. Pamiętaj o kwestiach m.in. takich jak:
- Okienko do zaznaczenia zgody musi być puste, czyli niezaznaczone z góry oraz umieszczone pod komunikatem czy formularzem, którego dotyczy;
- Wskazanie administratora danych osobowych;
- Wskazanie celu pobierania danych;
- Czytelna i jasna informacja o możliwości cofnięcia zgody. Jednocześnie samo cofnięcie zgody powinno być przynajmniej tak samo łatwe jak jej wyrażenie.
Ostatni element, to dokumenty dotyczące sklepu internetowego. Zaliczają się do nich: regulamin sprzedaży, polityka prywatności i cookies, a także regulamin zwrotów i reklamacji, zasady dostaw i płatności, które mogą stanowić element regulaminu sprzedaży.
Ponadto pamiętaj, aby przy okazji każdego organizowanego przez Ciebie konkursu czy promocji, stworzyć odrębny, zgodny z dokumentacją sklepu, regulamin takiej akcji marketingowej.
Legalna sprzedaż poza własnym sklepem internetowym – Allegro, Amazon, Etsy
Co mam na myśli pisząc o sprzedaży poza własnym sklepem internetowym?
Bezsprzeczny jest fakt, iż dzisiejsze realia dają nam szereg możliwości sprzedażowych . Sprzedawać możesz na portalach społecznościowych, specjalnych grupach sprzedażowych, czy też marketplace’ach, czyli portalach typu Allegro i Amazon. I to właśnie na tych ostatnich chciałabym się skupić.
Przede wszystkim zapamiętaj, że sprzedając za pośrednictwem platformy, nie uciekniesz od odpowiedzialności! W dalszym ciągu jesteś sprzedawcą i to Ty odpowiadasz za proces sprzedaży oraz ewentualnych reklamacji czy zwrotów.
Oznacza to, że tak samo jak w przypadku swojego sklepu internetowego, sprzedając na Allegro czy Amazon masz obowiązek posiadania regulaminu sprzedaży oraz polityki prywatności. Co więcej, muszą one być dostosowane nie tylko do aktualnych przepisów, ale także indywidualnych reguł danej platformy. Musisz zatem sprawdzić regulaminy i ustalić obowiązki, jakie zostały przez nią na Ciebie nałożone.Umieść je w swoim regulaminie, tak aby był on zgody z zasadami panującymi na danym portalu.To, że sprzedajesz na platformie, a nie we własnym sklepie internetowym, nie oznacza, że właściciel platformy wszystkim się zajmie a Ty, jako sprzedawca będziesz czerpać z tego jedynie korzyści. Marketplace oferuje Ci infrastrukturę sprzedażową oraz obszerną bazę klientów. Stawia jednak pewne reguły, do których musisz się dostosować.
O tym, jakie obowiązki powinien posiadać Sprzedawca na Allegro oraz jak legalnie sprzedawać za pośrednictwem tej platformy pisałam we wpisie https://legalnybiznesonline.pl/allegro-obowiazki-sprzedawcy/
Zapraszam Cię także do wpisu, gdzie pochylałam się nad regulaminem platformy sprzedażowej Amazon https://legalnybiznesonline.pl/amazon-sprzedaz-w-polsce/
Dzięki tym wpisom dowiesz się, jakie szczególne zasady musisz u siebie wprowadzić, chcąc legalnie sprzedawać na popularniejszych platformach sprzedażowych.
Podsumowanie – zasady legalnej sprzedaży w sieci
Niezależnie od tego, jaką formę sprzedaży ostatecznie wybierzesz, mam nadzieję, że dzięki temu wpisowi wiesz już jak postawić swoje pierwsze kroki w legalnej sprzedaży online. Jeśli jesteś już sprzedawcą, to mam nadzieję, że sprawdziłeś swój biznes i przekonałeś się, że funkcjonuje on poprawnie. W przeciwnym wypadku koniecznie wprowadź stosowne zmiany!
Jednym z rozwiązań mogą być pakiety dokumentów do samodzielnego wdrożenia. To mądre i niskobudżetowe podejście na dobry start z legalną sprzedażą w Internecie. Jeśli oczywiście wolisz indywidualną współpracę z prawnikiem, z pewnością będzie to najlepsze wyjście. Wiele zależy od budżetu, na jaki możesz sobie pozwolić i skomplikowania Twojej sprzedaży online.
Stan prawny na dzień 9 września 2021 r.
Wszystkiego Legalnego!
Ilona Przetacznik
Ilona Przetacznik – Radca prawny, przedsiębiorca, CEO #LegalnaStrefaBiznesu.pl, ekspert prawa biznesów online, e-commerce, RODO i umów. Klienci cenią ją za probiznesowe podejście do prawa i konkret we wdrażaniu nieoczywistych rozwiązań dla biznesu, szczególnie online. Właścicielka bloga legalnybiznesonline.pl oraz platformy subskrypcyjnej dla przedsiębiorców legalnastrefabiznesu.pl.
Cześć! Nazywam się Ilona Przetacznik. Łączę w sobie wiedzę i umiejętności radcy prawnego, project managera oraz lean lidera. Uczę małe firmy i biznesy online na co zwrócić uwagę podpisując umowy oraz pokazuję legalną stronę ich prowadzenia. Lubię konkret i stronię od prawniczego „ą-ę”.
Moją misją jest pomagać jak największej liczbie przedsiębiorców i blogerów, których nie stać na indywidualną pomoc radcy prawnego. Dlatego pracuję też nad prawniczymi kursami online.
Polub nas na Facebooku
Komentarze