Fixed price czy time&materials – co wybrać?

Oba modele – fixed price i time&materials mają swoje wady i zalety. W zależności od wielkości projektu oraz budżetu jakim dysponujesz, wybierz odpowiedni dla Twojego biznesu. Dowiedz się czym się należy kierować podczas wyboru.

Krótka historia o modelu fixed price

Harry był zawsze bardzo oszczędną osobą – zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym. Dopiero co założył start-up i rozglądał się za firmą outsourcingową, z którym mógłby podjąć współpracę w zakresie stworzenia strony internetowej. Jak możecie zgadnąć, jego głównym celem była oszczędność jak największej sumy pieniędzy.

Jako że chciał podjąć możliwie najlepszą decyzję – rozpoczął rozmowy z jedną z firm pochodzących z Europy Wschodniej, ponieważ mówi się, że mają tam rozsądne ceny i oferują wysoką jakość.

Startup Harrego dopiero co raczkował, więc on sam nie był do końca pewien jak jego strona internetowa powinna wyglądać. Niemniej jednak była jedna rzecz, której chciał się natychmiast dowiedzieć – ceny projektu!

W obliczu tak wielu niewiadomych, software house nie był w stanie oszacować całości projektu na tak wczesnym etapie. Dlatego zdecydował się zaproponować najlepsze dla obojga rozwiązanie w takiej sytuacji, czyli model time&materials.

Harry poczuł się lekko zdenerwowany – nie słyszał nigdy wcześniej o czymś takim. Chcą go oszukać czy o co chodzi? Zapytał się podejrzliwie co to jest time&materials. Software house wytłumaczył obszernie na czym polega ten model, a Harry złapał się za głowę. Nie może wyrazić zgody na coś takiego. Przecież musi znać cenę z góry, żeby oszacować budżet! Albo ustalą stałą cenę albo nie będzie żadnej współpracy!

Biedna firma outsourcingowa nie miała wyboru w takiej sytuacji – byli zmuszeni zawyżyć cenę projektu, na wypadek zmian tendencji rynkowych. Jednakże dla Harrego nie był to problem – czuł się dużo bezpieczniej z faktem, że zna ostateczną cenę.

Niestety ta historia nie kończy się dobrze. Dużo niespodziewanych zmian nie zostało przewidzianych w umowie, więc projekt się skończył, a zostało jeszcze wiele innych funkcji do dodania. Ostatecznie Harry nie tylko nie zaoszczędził pieniędzy, ale nawet musiał wydać dwa razy więcej! Gdyby tylko wybrał na początku time&materials..

Podejrzewamy, że nie chcecie popełnić tego samego błędu co Harry? Jeśli tak, zapoznajcie się z definicjami fixed price oraz time&materials a potem wybierzcie model, który najlepiej odpowiada waszym potrzebom!

Fixed price

Termin ten jest czymś, do czego zdążyliśmy się już przyzwyczaić w naszym życiu. Stałe ceny spotykamy właściwie wszędzie – w restauracjach, supermarketach czy sklepach odzieżowych. Jednakże jest jeden, kluczowy powód, dla którego ten system dobrze się tam sprawdza – dostawcy znają dokładny koszt swoich produktów jeszcze przed ich sprzedażą. W wielu przypadkach, firmy outsourcingowe, zwyczajnie nie znają kosztów przez rozpoczęciem się projektu.

Fixed price to rodzaj umowy, która zawiera szczegółowo opisane wymagania dotyczące projektu, które nie ulegną zmianie w trakcie jego realizacji. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac ustalany jest dokładny budżet (którego nie wolno przekroczyć) oraz ostateczne terminy, do których projekt musi zostać skończony.

Dlaczego to jest tak ważne, żeby podać jak najbardziej szczegółowe informacje na temat specyfikacji projektu? Jeśli nie sprecyzujemy dokładnie naszych oczekiwań, dostawca oprogramowania będzie zmuszony zawyżyć cenę, po to aby nie zostać stratnym na wypadek niespodziewanych fluktuacji rynkowych. Ten model kooperacji jest bardzo ryzykowny z punktu widzenia dostawcy oprogramowania. Jeśli nie posiada informacji na temat tego jak dużo czasu oraz wysiłku będzie go ten projekt kosztować, musi zabezpieczyć siebie przed ewentualnymi stratami finansowymi.

Model ten dobrze działa przy projektach, których zakres działania jest niewielki, a rezultaty łatwo przewidywalne.

Wady i zalety modelu fixed price

Zalety

Przejrzystość

Jako że wszystkie wymagania, ostateczne terminy i koszta są ustalone z góry, klient posiada pewne poczucie bezpieczeństwa – szczegóły dotyczące projektu są zawarte w umowie.

Przewidywalność

Klient może spokojnie zaplanować budżet na najbliższe projekty. Ma pewność, że w trakcie jego realizacji nie pojawią się niezaplanowane wydatki, które mogłyby zaskoczyć przedsiębiorstwo w przyszłości i wpłynąć negatywnie na ich płynność finansową.

Małe zaangażowanie

Prowadzenie negocjacji i ustalanie warunków współpracy może być dość czasochłonnym zajęciem na początku. Jednak później, wszystkie szczegóły dotyczące obowiązków, zadań i oczekiwań są zawarte w umowie. Dzięki temu nie ma potrzeby tracić czasu na kolejne konsultacje czy kontrolę działań na późniejszych etapach kooperacji. Klient zwyczajnie czeka na końcowy efekt.

Wady

Brak elastyczności

Jeśli pojawi się potrzeba dokonania jakichkolwiek zmian (nieopisanych wcześniej w kontrakcie), będzie to w praktyce raczej trudne do wdrożenia. Obie strony powinny trzymać się ściśle warunków umowy. To jest duże ograniczenie, zwłaszcza dla klienta, ponieważ nie ma możliwości, żeby dodać czy usunąć pewnych funkcji podczas trwania projektu.

Zmienność ostatecznego kosztu

Cena projektu jest jedynie oszacowana na początku. Jeśli po jego zakończeniu okaże się, iż koszta były mniejsze niż zakładano, cena i tak nie może ulec zmianie, na niekorzyść klienta. Jednakże kości zostały rzucone. To jest właśnie ryzyko, jakiego podejmuje się klient, decydując się na model fixed price.

Mała kontrola nad projektem

Po sprecyzowaniu swoich oczekiwań na początku, w późniejszych etapach klient po prostu czeka na ostateczne rezultaty. Oznacza to, że nie będziesz w stanie śledzić i kontrolować każdego postępu projektu, ponieważ wszystko musi odbywać się i tak ściśle wedle ustaleń zawartych w kontrakcie.

Niższa jakość

Podczas wyboru materiałów niezbędnych do realizacji Twojego projektu, dostawca oprogramowania jest ograniczony ustaloną z góry ceną. To może mieć negatywny wpływ na efekt końcowy – firma outsourcingowa może skupić się głównie na tym, aby nie przekroczyć ustalonego wcześniej budżetu oraz maksymalizacji marży. W efekcie mogą zdecydować się na użycie niższej jakości materiałów, tylko po to, żeby nie przekroczyć narzuconej z góry ceny.

Definicja modelu time&materials

Ten rodzaj wyceny pracy jest bardzo popularny jeśli chodzi o współpracę z firmami outsourcingowymi.

Model time&materials znacznie różni się od fixed priced, ponieważ w tym przypadku klient płaci dokładnie za to, co zostało wykonane w projekcie. Oznacza to, że software house wystawia klientowi rachunek na podstawie przepracowanych godzin oraz faktycznych kosztów zużycia materiałów.

Co więcej, otrzymasz dokładne raporty, zawierające szczegółowe informacje dotyczące postępów pracy nad Twoim projektem. Dostaniesz także dostęp do wszystkich danych oraz pełną przejrzystość kosztów.

Nie będziesz tracił czasu na przeprowadzanie długich dyskusji dotyczących warunków współpracy. W zamian za to, firma outsourcingowa zacznie prace nad twoim projektem od razu.

Ten model kooperacji sprawdza się, gdy nie jesteś pewien co do kształtu finalnego efektu, jaki chciałbyś osiągnąć oraz zakres projektu jest szeroki. Jeśli Twoim celem, jest stworzenie produktu, dokładnie dopasowanego do Twoich potrzeb i chciałbyś go współtworzyć z dostawcą oprogramowania, time&materials będzie dobrym wyborem.

Wady i zalety modelu time&materials

Korzyści time&materials

Elastyczność

W tym przypadku, jesteś w stanie dokonać wszelkich zmian projektu, bez względu na to, na jakim on jest etapie. Możesz dodać, zmienić lub usunąć dosłownie każdą funkcję. Ustalone na początku wymogi dotyczące projektu nie będą dla Ciebie ani realizatora żadnym ograniczeniem – możesz dostosować je do zmieniających się w Twoim biznesie okoliczności. Dodatkowo, nie będziesz musiał tracić czasu na “renegocjacje” poszczególnych punktów umowy, jak to bywa w przypadku fixed price.

Duża kontrola

Możesz wziąć aktywny udział w procesie kreowania swojej wizji. Oznacza to, że będziesz miał realny wpływ na efekt końcowy. Dzięki Twojemu zaangażowaniu i wkładowi w ten projekt, będzie dużo łatwiej osiągnąć upragnione efekty. Ty i członkowie firmy outsourcingowej stajecie się członkami jednej drużyny, która zmierza w stronę osiągnięcia tego samego celu.

Oszczędność czasu

Dużo szybciej można podpisać kontrakt na zasadzie time&materials. Przede wszystkim dlatego, że nie tracisz czasu na licytacje związane z warunkami współpracy. Firma outsourcingowa jest gotowa do wystartowania z realizacją Twojego projektu tak szybko jak to tylko będzie możliwe. Wszystkie szczegóły i dopasowanie ich do Twoich oczekiwań będziecie omawiać na bieżąco.

Oszczędność pieniędzy

Wybierając model fixed price, firma outsourcingowa pobiera często większą opłatę za wykonaną pracę, ze względu na brak możliwości dokładnego określenia kosztów ostatecznych. Jeśli decydujesz się na model time&materials, płacisz za rzeczywiste rezultaty, a nie za oszacowaną cenę.

Zwinna metodyka

Wykorzystanie modelu time&materials będzie mieć wpływ na wyższą jakość efektu końcowego. Dlaczego? Podczas budowy planu Twojego projektu, firma outsourcingowa dzieli proces rozwoju na kilka faz. Po zakończeniu każdego etapu, efekty pracy są testowane i konsultowane z reprezentantem firmy klienta. To jest idealny moment na to, żeby podzielić się swoją opinią i przekazać informację zwrotną dotyczącą ewentualnych zmian czy usprawnień.

WADY

Mniejsza kontrola nad budżetem

Twoja firma posiada zwykle określony budżet na poszczególne projekty. Decydując się na model time&materials, musisz być świadom tego, że koszta mogą znacząco wzrosnąć, jeśli zakres projektu się powiększy. Może się na przykład okazać, że potrzebowałeś dużo więcej funkcji niż zakładałeś na początku. W takim przypadku, koszt ostatecznego rezultatu będzie wyższy. Niemniej jednak otrzymasz produkt, z którego jesteś w pełni usatysfakcjonowany.

Duże zaangażowanie

Z jednej strony, możliwość posiadania realnego wpływu na efekt końcowy jest znaczącą przewagą modelu time&materials. Z drugiej strony, kontrola realizacji poszczególnych etapów projektu wymaga dużo czasu. Oznacza to, że powinieneś wyznaczyć osobę odpowiedzialną za tę czynność w swojej firmie, co może stać się kłopotliwe w dłuższym okresie czasu.

I zwycięzcą jest…

W tej kwestii nie ma ostatecznego zwycięzcy. Wybór odpowiedniego modelu pracy zależy od wielu czynników, takich jak zakres Twojego projektu, cele przedsiębiorstwa oraz budżet, jakim dysponujesz.

Jednak weź pod uwagę, że branża IT jest bardzo innowacyjna i przez to zmienna. W związku z tym ustalenie stałej ceny projektu może być niemałym wyzwaniem dla zleceniobiorcy. Dlatego model time&materials wydaje się być bardziej elastyczny i realistyczny.

Wybór należy do Ciebie. Powodzenia!

Potrzebujesz pomocy przy budowie strony internetowej lub aplikacji mobilnej?

Mserwis to software house i agencja kreatywna z Polski, założona w 2002 roku. Specjalizujemy się w budowaniu stron internetowych, aplikacji mobilnych oraz sklepów internetowych.